Como usar o GF Max

1. Crie a sua conta em “Criar conta” e confirme o e-mail pelo link que chega na sua caixa de entrada (se não chegar, confira o spam). Se preferir, use “Continuar com o Google”: aí não é preciso confirmar o e-mail.
2. Nas boas-vindas, escolha o que quer organizar primeiro, “Finanças pessoais” ou “Empresa”, informe o seu WhatsApp na parte “Sobre você” e clique em “Começar”. O perfil já vem com uma conta e categorias prontas, que você ajusta depois.
3. Em Contas, acerte o saldo da conta que já veio criada e cadastre os outros bancos, a carteira ou o caixa, cada um com o saldo de hoje. Os cartões de crédito ficam em Cartões.
4. Lance as contas a pagar e a receber do mês (as que se repetem, com “Repetir”) ou importe o extrato do banco.

Pronto: o Início passa a mostrar o saldo, o que vence nos próximos dias e para onde vai o dinheiro.

Sim. Nas telas Entrar e Criar conta, o botão “Continuar com o Google” fica no alto, antes do formulário. Na primeira vez, a sua conta no GF Max é criada com o nome e o e-mail da conta Google, sem precisar confirmar o e-mail; depois você aceita os Termos de Uso e a Política de Privacidade e segue para as boas-vindas. A foto da conta Google não é guardada.

Se você já tem conta no GF Max com o mesmo e-mail, entrar pelo Google leva para essa mesma conta, e a sua senha continua valendo. Quem usa a verificação em duas etapas digita o código do app depois do Google, como faz depois da senha.

Quem chega pelo link de um convite entra com e-mail e senha: nesse caso, o botão do Google não aparece.

Para a nossa equipe dar as boas-vindas, tirar dúvidas e dar suporte. O WhatsApp é pedido de quem é dono de uma organização, na parte “Sobre você” das boas-vindas, e é o único campo obrigatório ali. Vale número do Brasil com DDD, de celular ou fixo.

Os outros campos são opcionais: o estado e a cidade, se você tem empresa (“Não”, “Sou MEI” ou “Outra”) e o ramo. Eles ajudam a entender quem usa o GF Max, olhando o conjunto, e deixar em branco não muda nada no sistema.

A caixa “Quero receber novidades e ofertas do GF Max pelo WhatsApp” começa desmarcada: só quem marca recebe novidades e ofertas, e dá para desmarcar quando quiser em Minha conta. Essas respostas não vão para plataformas de anúncio, e as pessoas que você convida não as veem nem precisam responder.

Leia a Política de Privacidade →

Não. Ao criar o seu primeiro perfil, nas boas-vindas, você ganha 15 dias com os recursos e o limite do plano Professional (até 3 perfis), sem cartão de crédito. A análise mensal com IA é do Enterprise.

Nos últimos 5 dias, um aviso no topo das telas mostra quantos dias de teste faltam. Se você não assinar, a organização continua funcionando normalmente por mais 7 dias de carência, com um aviso no topo das telas. Depois disso, ela fica só leitura: dá para consultar e exportar os dados, mas não alterar. Ao assinar, tudo volta ao normal.

Quem assina durante o teste não perde os dias que faltavam: a primeira mensalidade vence no fim do teste.

Funciona no navegador do computador, do tablet e do celular, sem instalar nada. As telas se ajustam ao tamanho de cada aparelho.

No celular, o botão + da barra de baixo lança uma transação, e o “Mais” leva às outras telas.

Crie um perfil para cada uma: um de pessoa física e um de empresa, por exemplo. Cada perfil tem as suas contas, cartões, categorias, lançamentos e relatórios, e você troca de perfil pelo seletor de perfil (na barra da esquerda, no computador, e no topo da tela, no celular), sem sair da conta.

Os perfis são criados pelo dono em Organização → Perfis. Quantos perfis cabem depende do plano: 1 no Starter, 3 no Professional e 5 no Enterprise.

No alto, quatro números: o “Saldo em contas”, o “Realizado no mês” (o que já foi pago e recebido), o “Previsto no mês” (incluindo o que ainda está pendente) e o saldo previsto para o fim do mês. As setas no alto da tela trocam o mês.

Abaixo vêm o quadro “Vencidas e próximos 7 dias”, a fatura de cada cartão com o limite disponível, as “Despesas por categoria” pagas no mês e os “Saldos por conta”. Os links de cada bloco levam aos detalhes.

No Início de cada perfil, o quadro “Vencidas e próximos 7 dias” lista as contas e as faturas de cartão vencidas, as de hoje e as da próxima semana, cada uma com o botão para resolver ali mesmo: “Pagar”, “Receber” ou “Pagar fatura”. O quadro mostra até 8; as demais estão em Transações, nas abas “Vencidas” e “A pagar”.

Se o saldo previsto for ficar negativo nos próximos 30 dias, um alerta mostra a data e o valor.

Você também pode receber um e-mail por dia com o que vence: veja “Como desligo os lembretes por e-mail?”, em Minha conta e avisos.

1. Clique em “+ Nova transação” (no celular, no botão + da barra de baixo).
2. Em “Tipo da transação”, escolha “Despesa” ou “Receita”.
3. Preencha o “Valor”, a “Descrição” e a “Categoria”.
4. Escolha a “Conta” e o “Vencimento”.
5. Se já pagou, ligue “Já foi paga” (numa receita, “Já foi recebida”) e informe a data. Se não, ela fica pendente, como conta a pagar ou a receber, até você registrar o pagamento.
6. Clique em “Salvar”. Para lançar várias em sequência, use “Salvar e criar outra”: o tipo, a conta e a data continuam preenchidos.

A data do pagamento não pode ser no futuro: deixe a transação pendente até lá. Uma compra no cartão de crédito é lançada do mesmo jeito, escolhendo o cartão em “Conta”.

1. Em Transações (ou no quadro de vencimentos do Início), clique em “Pagar” na linha da despesa (numa receita, “Receber”).
2. Confira a data, a conta e o valor. O valor pode mudar, por exemplo com juros ou desconto: a transação passa a ter o valor informado.
3. Clique em “Confirmar pagamento” (ou “Confirmar recebimento”).

Para marcar várias de uma vez, selecione as linhas na lista, informe a data em “Pagas em” e clique em “Marcar como pagas” (até 200 por vez; assim o valor não muda). As compras do cartão não são pagas uma a uma: elas são pagas pela fatura, com “Pagar fatura”.

Em “+ Nova transação”, escolha “Transferência” e informe o valor, a “Conta de origem”, a “Conta de destino” e a data. Ligue “Já foi efetivada” se o dinheiro já mudou de conta; se não, ela fica pendente e você usa “Efetivar” quando acontecer.

A transferência muda o saldo das duas contas, mas não entra nas receitas e despesas. O pagamento da fatura do cartão também vira uma transferência, feita pelo “Pagar fatura”.

Ao criar a transação, em Repetir, escolha “Repete” e a frequência: semanal, mensal ou anual, a cada um ou mais períodos (até 24; por exemplo, a cada 2 meses). Depois diga quando a série termina: nunca, depois de um número de vezes ou numa data.

As próximas ocorrências aparecem sozinhas como contas a pagar ou a receber, cada uma no seu vencimento, e você marca cada uma como paga quando pagar. Uma série sem fim aparece até 12 meses à frente, e as seguintes vão sendo criadas com o tempo.

Em Repetir, escolha “Parcelado”, informe o número de parcelas e diga se o valor digitado é o total da compra ou o de cada parcela. Pelo total, o sistema divide em partes iguais e os centavos que sobram vão para a primeira parcela.

No cartão de crédito, a compra pode ter de 2 a 48 parcelas, uma em cada fatura. Se você já pagou algumas, informe quantas em “Já paguei”: o lançamento começa na parcela seguinte.

Ao salvar ou excluir uma ocorrência de uma série, o sistema pergunta: “Só esta” muda apenas aquela ocorrência; “Esta e as próximas” muda também as pendentes seguintes e as que ainda vão ser geradas. As ocorrências já pagas não mudam.

Quando você muda a regra da repetição (frequência, intervalo ou fim), só “Esta e as próximas” aparece; quando muda só se ela foi paga, só “Só esta”. É assim também que se troca a conta de uma série: edite a próxima ocorrência, escolha a conta nova e salve com “Esta e as próximas”.

Em Transações, na aba “Recorrências”, ficam as contas que se repetem e as compras parceladas, com a regra, quantas já foram pagas, a próxima data e o valor. “Todas” mostra também as concluídas e as encerradas.

“Ver ocorrências” lista todas as ocorrências da série. “Editar” abre a próxima ocorrência. “Encerrar” exclui as pendentes a partir da próxima e para de gerar novas; as que já foram pagas continuam no histórico.

Abra a transação na lista e clique em “Excluir”. Numa conta que se repete ou numa parcela, escolha “Só esta” ou “Esta e as próximas”, que também encerra a repetição (as pagas ficam no histórico).

Para excluir várias, selecione as linhas na lista e use “Excluir”. A exclusão não pode ser desfeita, e o registro dela fica na auditoria da organização.

Em Transações, as abas “Todas”, “A pagar”, “A receber”, “Vencidas” e “Pagas” separam por situação. Troque o mês nas setas ou use “Período personalizado”, escolha a conta e a categoria, escreva em “Buscar na descrição” e clique em “Filtrar”.

“Exportar CSV” baixa a lista com os mesmos filtros, de todas as páginas, num arquivo que abre no Excel.

1. Em Contas, clique em “Nova conta”.
2. Dê um “Nome” (Itaú PJ, Carteira, Caixa da loja…) e escolha o “Tipo”: “Conta corrente”, “Poupança”, “Dinheiro”, “Investimento” ou “Outra”.
3. Em “Saldo inicial”, informe o saldo (pode ser negativo) e, em “No início do dia”, a data desse saldo.
4. Clique em “Criar conta”.

Os pagamentos a partir dessa data mudam o saldo da conta; os anteriores ficam só no histórico e nos relatórios. Cartão de crédito não é conta: cadastre em Cartões. Quem cuida das contas é o admin ou o dono do perfil.

Só dá para excluir uma conta que nunca teve transações. As outras você arquiva: em Contas, “Arquivar” tira a conta das listas e do saldo, e o histórico continua nos relatórios. Uma conta com transações pendentes não pode ser arquivada: pague ou exclua as pendentes antes. “Desarquivar” traz a conta de volta.

1. No site ou no aplicativo do banco, procure “Exportar extrato” e escolha OFX (às vezes chamado de Money ou Quicken). Se o banco só oferece planilha, salve como CSV.
2. No GF Max, em Contas, abra a conta e clique em “Importar extrato”.
3. Escolha o arquivo e clique em “Ler o extrato”. Num CSV, na primeira vez você indica quais colunas são a data, a descrição e o valor.
4. Revise as linhas: cada uma já vem com uma sugestão. O filtro “Precisa de atenção” mostra as que pedem cuidado.
5. Clique em “Confirmar”. Só então algo é gravado.

O arquivo não fica guardado: só as linhas vão para a revisão. Se você parar no meio, use “Continuar a revisão” na conta depois; uma revisão parada é descartada sozinha em 30 dias. Quem importa é quem edita o perfil (editor, admin ou dono).

OFX ou CSV exportado pelo banco, de até 4 MB (ou 5.000 movimentos). No CSV, na primeira vez você indica a coluna da data, da descrição e do valor, e o sistema lembra essa escolha para as próximas importações daquela conta.

A importação é feita dentro de cada conta: em Contas, abra a conta e use “Importar extrato”. Ela vale para as contas comuns; o cartão de crédito tem a tela da fatura.

Cada linha chega com uma sugestão, que você pode trocar antes de confirmar:

• “Conciliar”: é uma transação que você já tinha lançado, com o mesmo valor e data próxima (numa conta fixa, até 30% de diferença no valor). Ela fica paga nesta conta, sem duplicar.
• “Nova receita” ou “Nova despesa”: vira uma transação nova. A categoria vem do que você escolheu da última vez para a mesma descrição.
• “Pagar fatura”: a saída paga uma fatura de cartão em aberto com o mesmo valor.
• “Transferência”: o dinheiro foi para outra conta sua, ou veio dela.
• “Ignorar”: a linha não entra.
• “Já importada”: a linha veio num extrato que você já importou.

Para trocar, clique em “Mudar” na linha e escolha em “O que fazer com esta linha”. Se a categoria ainda não existe, escolha “+ Nova categoria…” no fim da lista. O sistema aprende: na próxima importação, a mesma descrição já vem com a escolha que você fez.

Não, se o valor for o mesmo: a revisão sugere “Conciliar” quando acha uma conta pendente com vencimento de 30 dias antes a 10 dias depois da linha, ou uma transação já paga nesta conta com até 3 dias de diferença.

Nas contas fixas que mudam de valor todo mês (luz, água, internet), a revisão também sugere “Conciliar” quando o valor do banco está até 30% acima ou abaixo do lançado e a data está perto. A linha vem marcada “Valor diferente do previsto” para você conferir, e o lançamento fica com o valor do banco.

Se o valor mudou numa conta avulsa (um boleto com juros ou desconto, por exemplo), a linha pode vir como nova. Nesse caso, clique em “Mudar”, escolha “Conciliar com uma transação existente” e escolha a transação certa. E se alguma conta fixa do período continuar em aberto, a revisão avisa.

O contrário repete: se você importar primeiro e depois lançar à mão o mesmo gasto, a transação lançada não se liga ao extrato e o valor conta duas vezes no saldo. Aí basta excluir a que foi lançada à mão. Por isso, lance as contas antes de importar, ou deixe a importação criar as transações.

Não. Cada linha importada fica ligada à transação que ela criou ou conciliou. Se um arquivo novo repetir um período já importado, essas linhas aparecem como “Já importada” na revisão e não entram de novo.

Sim. Antes de confirmar, nada é gravado: você revisa as linhas e pode desistir com “Descartar”. Depois de confirmada, a importação pode ser desfeita com “Desfazer”, no histórico de importações da conta.

O sistema recusa o desfazer, e diz o motivo, quando algo que a importação criou ou mudou já foi alterado ou excluído depois, ou quando uma importação mais nova mexeu nas mesmas transações.

Quando o arquivo traz o saldo do banco, a importação confere o saldo da conta naquela data e, se houver diferença, mostra as causas prováveis: linhas ignoradas, movimentos anteriores ao saldo inicial da conta, transações lançadas à mão sem ligação com o extrato e movimentos fora do período do arquivo.

Se a diferença vier do saldo inicial da conta, a própria importação oferece “Acertar o saldo inicial”. Quando o extrato traz movimentos anteriores ao saldo inicial e a conta não tem pagamentos lançados antes do extrato, a importação já leva o saldo inicial para a data da primeira linha, sozinha: o histórico entra no fluxo de caixa e o saldo de hoje continua o mesmo. O sistema nunca cria lançamentos de ajuste por conta própria.

1. Em Cartões, clique em “Novo cartão”.
2. Informe o “Nome”, o “Limite”, o “Dia do fechamento” e o “Dia do vencimento”.
3. Em “Conta de pagamento”, escolha a conta de onde a fatura costuma sair (dá para trocar na hora de pagar) e escolha uma cor.
4. Clique em “Criar cartão”.

Enquanto você preenche, o formulário mostra em qual fatura entra uma compra feita hoje. Quem cadastra cartões é o admin ou o dono do perfil.

Ao cadastrar o cartão, você informa o dia do fechamento e o dia do vencimento. Cada compra entra na fatura certa pela data em que foi feita: depois do fechamento, vai para a fatura seguinte. Uma compra parcelada tem uma parcela em cada fatura.

A tela do cartão mostra a fatura de cada mês, com o total e o vencimento, e o limite usado e disponível; as setas no alto trocam de mês. Se o banco mudar o fechamento ou o vencimento de uma fatura, use o menu ⋯ → “Ajustar datas”.

Na tela do cartão há três jeitos, e dá para misturar:

• “Lançar uma compra”: uma de cada vez, com categoria. Para uma compra parcelada, escolha “Parcelado” em Repetir.
• “Informar só o total”: o valor da fatura numa linha só, sem detalhar as compras.
• “Enviar o PDF”: a IA lê as compras da fatura que o banco manda e você confere antes de gravar.

Uma compra lançada na fatura errada pode ir para a fatura anterior ou para a seguinte pelas setas da própria linha.

Em “Lançar uma compra”, marque “Estorno” em “Compra ou estorno” e informe o valor. O estorno diminui a fatura em que ele cai e aparece em verde, marcado como estorno. Estorno não se repete.

Use “Pagar fatura” na tela do cartão, no Início ou em Transações (nas abas “A pagar” e “Vencidas”). Informe o “Valor pago”, a conta em “Pago com a conta” e a “Data do pagamento”, e clique em “Confirmar pagamento”. O pagamento vira uma transferência da conta para o cartão, e o saldo da conta já sai certo.

Errou? Na tela da fatura, em Pagamentos, use “Desfazer” e registre de novo. Se você importa o extrato do banco, a saída com o mesmo valor da fatura em aberto é reconhecida e a revisão sugere “Pagar fatura”.

Registre o valor que você pagou. O que faltou vai para a fatura do mês seguinte, numa linha “Saldo da fatura de” seguida do mês. Se você pagou a mais, a diferença fica de crédito na fatura seguinte.

O sistema não calcula juros: se o banco cobrar juros ou encargos, lance-os na fatura com “Lançar uma compra”. Na leitura do PDF, eles já vêm marcados como encargo.

Em Cartões, “Arquivar” tira o cartão das listas e ele não recebe mais compras. Só dá para arquivar um cartão sem itens pendentes (inclusive parcelas futuras e assinaturas) e sem saldo devedor. “Excluir” só vale para um cartão que nunca teve compras nem pagamentos.

1. Baixe a fatura em PDF no site ou no aplicativo do banco.
2. No GF Max, abra o cartão e clique em “Enviar o PDF”.
3. Escolha o arquivo e clique em “Ler a fatura”. A leitura pode levar até um minuto.
4. Se o PDF tiver senha, digite-a em “Senha do PDF” quando ela for pedida.
5. Confira as linhas e clique em “Confirmar”. Nada é gravado antes disso.

Serve para qualquer banco, e as compras vão para a fatura do mês que está no PDF. Quem envia e confirma é quem edita o perfil (editor, admin ou dono).

Ao ler, o GF Max pede a “Senha do PDF”. Ela costuma vir do banco: no C6, por exemplo, são os 6 primeiros dígitos do CPF. A senha só abre o arquivo e não fica guardada.

O PDF pode ter até 25 MB e 30 páginas. Os arquivos acima de 4 MB são lidos pelo texto: se o PDF for uma imagem escaneada, sem texto dentro, não dá para ler; baixe a fatura de novo no banco ou use “Informar só o total”.

Cada organização tem um número de leituras por mês: 5 no Starter, 15 no Professional e 30 no Enterprise (o teste grátis segue o Professional). Descartar a conferência não devolve a leitura. Quando as leituras acabarem, lance pelo total ou compra por compra; elas voltam no dia 1º.

No alto, a conferência mostra se o total do PDF bate com as linhas lidas, se o saldo da fatura anterior bate com o GF Max e se as datas de fechamento e vencimento são as mesmas. Quando não bate, dá para acrescentar uma linha que faltou, lançar a diferença do saldo anterior ou ajustar as datas para as do PDF.

Cada linha vem com uma marcação e uma categoria, que você troca na própria linha (com “+ Nova categoria…”, se precisar):

• “nova”: uma compra que ainda não está no GF Max.
• “já lançada”: a compra já estava lançada e não vai repetir.
• “parcela” com o número: começa um parcelamento, que segue nas próximas faturas, ou entra no parcelamento que você já tinha lançado.
• “estorno”: um crédito que diminui a fatura.
• “encargo”: juros, IOF, multa, anuidade ou tarifa.
• “fica de fora”: a linha não entra na fatura e aparece riscada.

Para trocar a marcação, clique em “Mudar” na linha. As linhas destacadas pedem atenção, por exemplo quando há mais de uma compra parecida.

Uma linha como 3/10 vira um parcelamento: a parcela entra nesta fatura, e as próximas entram sozinhas nas faturas seguintes. Se você já tinha lançado esse parcelamento, a linha entra nele, sem repetir, mesmo que as faturas sejam enviadas fora de ordem.

Se a compra foi cancelada ou antecipada e as parcelas não vão continuar, clique em “Mudar” e escolha “Compra só deste mês: sem parcelas nos meses seguintes”.

Sim. Na tela da fatura, na linha “Lida do PDF em” seguida da data, use “desfazer”. As compras, os parcelamentos e os estornos criados pelo PDF são excluídos, as compras que já estavam lançadas voltam ao que eram e a fatura volta às datas e ao total de antes. Depois, o PDF pode ser enviado de novo.

O sistema recusa, e diz o motivo, quando a fatura recebeu um pagamento depois da leitura, quando algo que o PDF criou foi alterado ou excluído, ou quando o PDF de outro mês usa as mesmas parcelas. Nesse caso, desfaça primeiro a leitura mais recente.

A leitura é feita pela IA da Anthropic, nos Estados Unidos. O PDF não fica guardado no GF Max: ficam só as linhas que você confirma, o nome do arquivo e uma impressão digital dele, que serve para avisar quando o mesmo arquivo for enviado de novo.

Leia a Política de Privacidade →

1. Em Dívidas, clique em “Nova dívida”.
2. Em “Sentido”, escolha “Eu devo” ou “Me devem”, e preencha “Com quem”, a “Descrição” e a “Data da dívida”.
3. Em “Controle”, escolha “Com parcelas” (número de parcelas, valor e data da 1ª) ou “Pagamentos livres” (só o valor total, para pagar como e quando der).
4. Escolha a categoria e a conta dos pagamentos. Dívida não usa cartão de crédito.
5. Se o dinheiro do empréstimo entrou na sua conta, marque “O dinheiro entrou na minha conta” e informe o valor: o GF Max calcula quanto você paga de juros e encargos.
6. Clique em “Salvar dívida”.

As parcelas e os pagamentos viram lançamentos nas suas contas e entram no fluxo de caixa, como as outras contas a pagar e a receber. Parcelas pagas antes de começar a usar o GF Max entram em “Parcelas já pagas”.

Com parcelas: cada parcela aparece em Transações e no detalhe da dívida, com o botão “Pagar” (ou “Receber”). Com pagamentos livres: abra a dívida e use “Registrar pagamento” (ou “Registrar recebimento”), com o valor, a conta e a data.

Para mudar o valor ou as datas das parcelas que faltam, use “Renegociar” no detalhe da dívida.

“Encerrar” exclui os lançamentos pendentes e guarda no histórico os pagamentos feitos; a dívida vai para a aba “Encerradas” e não pode ser reaberta. “Excluir” apaga a dívida inteira e só vale para uma dívida sem pagamentos feitos.

Em Categorias, escolha “Despesas” ou “Receitas” e clique em “Nova categoria”. Dê um nome, escolha uma cor e, numa despesa, diga se ela é uma “Despesa fixa”. O tipo (despesa ou receita) não muda depois.

“Editar” muda o nome, a cor e a marcação de fixa. Uma categoria que nunca foi usada pode ser excluída; as outras você arquiva: ela some das opções de novas transações, e as antigas continuam com ela nos relatórios. Quem cuida das categorias é o admin ou o dono do perfil.

Não. Nas listas de categoria do lançamento, da revisão do extrato, da conferência do PDF, do “Informar só o total” e das dívidas, a última opção é “+ Nova categoria…”. Ela abre o cadastro por cima, sem perder o que você já preencheu, e a categoria criada já fica escolhida.

A opção aparece para quem pode criar categorias: o admin e o dono do perfil.

O relatório anual separa as despesas fixas (aluguel, escola, internet) das variáveis. Ligue “Despesa fixa” na categoria; sem categoria, a despesa conta como variável. A marcação vale para todo o histórico: os relatórios passados também mudam.

Em Relatórios há três abas: “Fluxo de caixa” mostra o saldo dia a dia (ou mês a mês) com as entradas e saídas e o menor saldo previsto; “Anual” mostra as receitas, as despesas fixas, as despesas variáveis e o resultado de cada mês do ano; “Por categoria” mostra quanto foi para cada categoria no mês, no ano ou num intervalo de até 366 dias.

Clicar num mês abre o fluxo daquele mês, e clicar numa categoria abre as transações dela no período.

Realizado é o que já foi pago ou recebido; o previsto inclui também o que ainda está pendente. Despesas e receitas pagas contam no mês do pagamento, as pendentes no mês do vencimento, e as compras de cartão no mês da fatura.

As contas que se repetem sem fim entram no previsto até 12 meses à frente.

Sim. Toda tela de relatório tem “Exportar CSV”, que abre no Excel, e “Imprimir”, que também salva em PDF pelo navegador. A impressão sai com o nome do perfil, o período e a data de emissão.

O dono cria em Organização → Perfis, no quadro “Novo perfil”: escolha o tipo, “Empresa (PJ)” ou “Pessoa física (PF)”, o nome e o CPF ou CNPJ, e clique em “Criar perfil”. Ele já vem com a “Conta principal” e categorias prontas.

Para arquivar, use “Arquivar” na mesma lista (ou em Configurações do perfil): o perfil some do seletor e fica só leitura, sem apagar nada, e deixa de contar no limite do plano. “Reativar” traz o perfil de volta.

Quantas quiser, em qualquer plano: o plano limita o número de perfis, não o de pessoas. O dono convida em Organização → Pessoas, informando o e-mail e o papel da pessoa em cada perfil, e ela recebe um e-mail com o link do convite, que vale por 7 dias. Para evitar abuso, são até 20 convites por dia em cada organização (reenviar também conta).

Leitura vê o perfil, exporta e imprime, mas não altera nada. Editor também lança, edita, paga e exclui transações, importa o extrato, envia o PDF da fatura e cuida das dívidas. Admin, além disso, cuida das contas, dos cartões, das categorias e dos dados do perfil. O dono tem acesso a todos os perfis e é quem cuida das pessoas, dos perfis, da segurança, da assinatura e dos dados da organização.

O papel é escolhido para cada perfil. “Sem acesso” esconde o perfil daquela pessoa.

Abra o link do e-mail. Se ainda não tem conta, clique em “Criar conta” e use o mesmo e-mail que recebeu o convite; se já tem, use “Já tenho conta”. Depois de entrar, clique em “Aceitar convite”. O link vale por 7 dias, e quem é convidado não paga nada: a assinatura é de quem convidou.

Em Organização → Pessoas: “Editar acessos” muda o papel em cada perfil; “Bloquear” corta o acesso na hora e guarda a configuração para quando você desbloquear; “Remover” tira a pessoa de todos os perfis da organização (para voltar, só com um convite novo).

Em Organização → Pessoas, na pessoa que vai receber (ela já precisa fazer parte da organização), use “Transferir a organização” e confirme com a sua senha. Ela tem 7 dias para aceitar. Quem aceita vira dono e passa a cuidar da assinatura, e você continua como admin em todos os perfis. Quem já é dono de outra organização não pode aceitar.

Sim. O dono liga “Exigir verificação em duas etapas de todos” em Organização → Segurança, depois de ativar a verificação na própria conta. Quem ainda não ativou passa a precisar configurar o app autenticador antes de ver os perfis da organização.

Sim. O dono vê em Organização → Auditoria o que foi criado, alterado ou excluído, por quem e quando, com filtros por pessoa, tipo de registro e período.

Ela aparece para quem é dono de uma organização e ainda não informou o WhatsApp: quem já tinha conta antes de o GF Max passar a pedir o número ou quem recebeu uma organização por transferência. Vem no próximo acesso, depois do aceite dos Termos de Uso e da Política de Privacidade, quando houver versão nova. Informe o WhatsApp (os outros campos são opcionais) e clique em “Salvar e continuar”: você volta para onde ia, e a tela não aparece de novo.

Sem o WhatsApp não dá para seguir para os perfis, mas cancelar a assinatura, baixar os dados, excluir o usuário, excluir ou transferir a organização e falar com o suporte continuam funcionando: os links de “Precisa de outra coisa?”, embaixo do formulário, levam a essas telas. Se você não tem um número do Brasil, peça ajuda pelo “Fale com a gente”, no Suporte. As pessoas que você convidou não veem essa tela.

Em Minha conta → Sobre você, troque o que quiser e clique em “Salvar”. O WhatsApp pode ser trocado, mas não apagado; o estado, a cidade e o ramo podem voltar a ficar em branco. A caixa “Quero receber novidades e ofertas do GF Max pelo WhatsApp” pode ser marcada ou desmarcada a qualquer momento.

A parte Sobre você aparece para quem é dono de uma organização ou já respondeu antes, como quem transferiu a organização. As respostas também vêm no arquivo de “Baixar meus dados” e são apagadas quando você exclui o seu usuário.

Quem criou a conta pelo Google não tem senha. Por isso, as ações que pedem a senha (trocar a senha, excluir o usuário e excluir ou transferir a organização) mostram o aviso “Sua conta entra pelo Google. Para continuar, crie uma senha.” Para criar uma:

1. Clique em “Criar uma senha”, no próprio aviso.
2. Informe o e-mail da conta e clique em “Enviar link”.
3. Abra o link que chega no seu e-mail (se não chegar, confira o spam), escolha a nova senha, com pelo menos 6 caracteres, e clique em “Salvar nova senha”.

Pronto: a ação passa a pedir a senha que você criou, e você continua podendo entrar pelo Google.

Em Minha conta. Para a senha, informe a atual e a nova (pelo menos 6 caracteres) e clique em “Trocar senha”: as outras sessões abertas são encerradas em até 1 hora. Para o e-mail, informe o novo e clique em “Trocar e-mail”: chegam links de confirmação nos dois endereços, e a troca vale depois que os dois forem confirmados.

Esqueceu a senha? Na tela de entrada, use “Esqueci minha senha”.

Em Minha conta → Verificação em duas etapas, use “Configurar app autenticador” e leia o código com um app como Google Authenticator, Microsoft Authenticator ou 1Password. A partir daí, além da senha, a entrada pede o código de 6 dígitos que o app mostra.

Os lembretes chegam no máximo uma vez por dia, por volta das 7h, só quando há contas vencendo, e já vêm ligados para quem é dono ou admin do perfil. Em Minha conta → Notificações você liga ou desliga “Receber lembretes de vencimento”, escolhe a antecedência (1, 3 ou 7 dias), decide se inclui as contas a receber e marca os perfis.

Cada lembrete também traz o link “Parar de receber estes lembretes”. Os avisos da conta e da assinatura sempre chegam.

Em Minha conta, use “Encerrar outras sessões”: os outros navegadores e celulares em que você entrou perdem o acesso em até 1 hora. Trocar a senha também encerra as outras sessões.

Sim. Em Minha conta → Aparência, escolha “Claro”, “Escuro” ou “Igual ao sistema”. A escolha vale para o navegador em que você está.

Cartão de crédito, com cobrança automática todo mês, Pix ou boleto. No Pix e no boleto, a fatura chega por e-mail todo mês. Ao assinar, o pagamento é feito na página do Asaas, o intermediador de pagamentos: os dados do cartão não passam pelo sistema. O dono troca a forma de pagamento em Organização → Assinatura.

Você tem 7 dias de carência com tudo funcionando e um aviso no topo das telas. Depois disso, a conta fica em só leitura até o pagamento: dá para consultar e exportar os dados, mas não lançar nada novo. A página de pagamento continua abrindo, e tudo volta ao normal assim que o pagamento é confirmado. Se a conta passar 12 meses seguidos em só leitura, a exclusão dela é agendada, com aviso por e-mail ao dono.

Em Organização → Assinatura. Para subir de plano, você paga só a diferença proporcional aos dias que faltam no período, e o plano novo vale assim que ela é paga. Para descer, a mudança vale na próxima cobrança, desde que os seus perfis caibam no plano menor: arquive antes os que sobrarem.

Só o dono da conta cancela, em Organização → Assinatura. Nada mais é cobrado; você usa até o fim do período já pago e, depois, a conta fica em só leitura, com os dados disponíveis para consulta e exportação por 12 meses; passado esse prazo, a exclusão da conta é agendada, com aviso por e-mail. Dá para desfazer o cancelamento até o fim do período pago.

No campo “Tem um cupom?”, no cadastro ou na Assinatura. O cupom é para quem ainda não assinou: na Assinatura, o campo aparece só enquanto a organização está sem assinatura contratada e sem nenhuma mensalidade paga.

• Ao criar a conta: em “Criar conta”, clique em “Tem um cupom?”, digite o cupom e crie a conta normalmente. Quem cria a conta pelo “Continuar com o Google” usa o cupom depois, na Assinatura.
• Se você já tem conta: o dono da organização abre Organização → Assinatura, clica em “Tem um cupom?”, digita o cupom e clica em “Aplicar”.

Quem chegou pelo link de um parceiro com desconto não precisa de cupom: por 30 dias, no mesmo navegador, o cadastro e a Assinatura já levam o desconto. Com o desconto, a Assinatura mostra os preços e, antes de pagar, quanto você paga em cada mensalidade. O desconto não soma com outra oferta e, depois de assinar, não dá mais para trocar de cupom. Se você cancelar e voltar, o desconto continua só até o fim do prazo, que começa na primeira mensalidade paga.

Se aparecer “Cupom não encontrado.”, confira as letras e os números do cupom. Se houver um pagamento em andamento no Asaas, espere o horário que a mensagem informa e aplique o cupom de novo.

O dono baixa tudo o que a organização guarda em Organização → Dados e exclusão, no botão “Baixar todos os dados da organização”: um arquivo ZIP com planilhas de perfis, contas, categorias, transações, cartões, faturas, recorrências, dívidas, pessoas, assinatura, cobranças e o histórico de alterações.

Cada pessoa baixa o próprio cadastro, com as respostas do Sobre você, em Minha conta, no botão “Baixar meus dados”. Os dados podem ser baixados mesmo com a organização em só leitura.

A organização é excluída pelo dono em Organização → Dados e exclusão. A assinatura é cancelada na hora e, por 30 dias, a organização fica só leitura: dá para baixar os dados ou desistir. Depois disso, tudo é apagado, menos os registros de cobrança, guardados por 5 anos por obrigação fiscal.

Para excluir só o seu usuário, use Minha conta → Excluir meu usuário. Se você for o dono, antes transfira a organização para outra pessoa ou exclua a organização.

Seus dados vieram com você: entre com o mesmo e-mail (o nome de usuário antigo não vale mais). Na maioria dos casos a senha também é a mesma; se não for, crie uma nova em “Esqueci minha senha”. O histórico de lançamentos e as contas a pagar e a receber ficam numa conta chamada “Sistema antigo” em cada perfil, e as contas bancárias chegam prontas para você importar o extrato.

Veja o passo a passo para quem vem do sistema antigo →