Controle financeiro para MEI: o guia completo

Se você é MEI ou trabalha por conta própria, provavelmente já passou por isto: o dinheiro que entra na conta é do negócio, mas o aluguel, o mercado e a escola das crianças saem da mesma conta. No fim do mês, você trabalhou muito e não sabe dizer quanto sobrou de verdade. Este guia existe para resolver isso, com passos simples e sem complicação.

Os artigos acima tratam cada tema em detalhe. Este texto junta tudo num caminho só: o que fazer primeiro, o que vira rotina e em que momento cada artigo ajuda. Se hoje você só tem tempo para uma coisa, vá direto ao roteiro de 30 minutos, no fim da página.

O que é controle financeiro para o MEI

Controle financeiro é anotar o que entra e o que sai, separar o que é do negócio e o que é da casa, e olhar o mês que vem antes de ele chegar. Não precisa de contabilidade avançada. Precisa de um hábito pequeno, repetido toda semana.

Pense numa manicure que atende em casa. Ela recebe de dez clientes por semana, compra esmaltes e algodão, paga a conta de luz e ainda ajuda a pagar o aluguel. Se tudo cai na mesma conta e nada fica anotado, ela só descobre que o mês foi apertado quando o dinheiro acaba. Se ela anota cada entrada e cada saída, e separa o que é do salão do que é da família, ela vê o que sobrou, decide quanto pode retirar e sabe se dá para comprar o material do mês seguinte.

Na prática, um bom controle responde a três perguntas, sempre que você precisar:

• Quanto o negócio deu de lucro? Não o que entrou, mas o que sobrou depois de pagar as contas do negócio.
• Vai faltar dinheiro nas próximas semanas? E, se for faltar, em que dia e quanto.
• Estou em dia com as regras do MEI? O faturamento dentro do limite, a guia mensal paga e a declaração anual entregue.

Os cinco passos a seguir levam a essas respostas. Eles seguem uma ordem: cada um fica mais fácil quando o anterior já virou hábito.

1. Separe o dinheiro da casa e do negócio

Tudo começa aqui. Enquanto o dinheiro do negócio e o da casa dividem a mesma conta, os números não são confiáveis: a venda de ontem pagou o mercado, e o boleto do fornecedor fica sem dinheiro. Separar é dar ao negócio uma conta própria, fazer todas as vendas e despesas do negócio passarem por ela e pagar as contas da casa só pela conta pessoal.

O texto sobre como separar o dinheiro pessoal do dinheiro do MEI mostra os combinados que fazem isso funcionar, inclusive o que fazer com as despesas que servem às duas coisas, como a luz e a internet de quem trabalha em casa.

A ponte entre os dois lados é a retirada: um valor fixo, num dia combinado, que sai do negócio para a casa. Muita gente chama esse valor de pró-labore. O MEI não é obrigado a ter um pró-labore formal, mas precisa de uma regra para tirar o dinheiro. O artigo sobre o pró-labore do MEI mostra como chegar a um valor que o negócio aguenta e o que muda no imposto de renda.

2. Anote todas as entradas e saídas

Com o dinheiro separado, o próximo passo é anotar. Cada venda recebida e cada compra paga vão para um registro, com a data, o valor, a categoria e de quem é o dinheiro. O que não é anotado na hora costuma se perder: uma venda em dinheiro vivo, uma compra pequena de material, a taxa da maquininha.

Não precisa ser complicado. A planilha grátis de controle financeiro já vem com as colunas certas e faz as contas sozinha, com o negócio de um lado e a casa do outro. Basta lançar o dia a dia e olhar o resumo do mês.

Anotar o que já aconteceu é metade do trabalho. A outra metade é anotar o que ainda vai acontecer: o cliente que ficou de pagar na semana que vem, o boleto do material, a parcela da ferramenta nova. O artigo sobre contas a pagar e a receber mostra o que anotar em cada conta, como não perder vencimentos e como cobrar sem desgastar o cliente.

Um bom hábito é escolher um dia fixo da semana para lançar o que faltou. Para quem tem pouco movimento, quinze minutos bastam.

3. Acompanhe o fluxo de caixa

Quando o registro está em dia, você pode olhar para a frente. O fluxo de caixa junta o que já entrou e saiu com o que ainda vai entrar e sair, e mostra o saldo de cada dia. É ele que responde se vai ter dinheiro na conta no dia em que o boleto vencer.

O ponto principal é que o caixa olha as datas, e não só o total do mês. Um mês pode terminar com lucro e mesmo assim faltar dinheiro numa quarta-feira, porque o cliente pagou depois do vencimento do fornecedor. Quem vê isso com alguns dias de antecedência pode mudar a data de uma compra, pedir um sinal ou combinar outro prazo, sem pagar juros.

Para os apertos que se repetem, a solução é uma reserva: o capital de giro, o dinheiro que mantém o negócio de pé entre pagar e receber. O artigo mostra como calcular quanto o seu negócio precisa e como juntar esse valor aos poucos, sem sufocar o mês.

4. Fique de olho no limite e nas obrigações

O MEI tem poucas obrigações, mas elas têm regras e datas, e um descuido pode gerar multa ou complicar a vida do negócio. São quatro pontos para acompanhar:

• O limite de faturamento. O MEI tem um teto de faturamento por ano, e passar dele muda os impostos e as obrigações. O artigo sobre o limite de faturamento explica o que conta como faturamento, como fica o primeiro ano e o que acontece se você passar dele.
• O DAS. É a guia mensal do MEI, de valor fixo, que junta a contribuição para o INSS e os impostos da sua atividade. O texto sobre o DAS do MEI mostra quanto custa, quando vence e como não esquecer de pagar.
• O relatório mensal. É a folha em que o MEI anota o faturamento de cada mês e guarda junto com as notas fiscais. O artigo sobre o relatório mensal de receitas brutas mostra como preencher e a mudança já publicada para essa obrigação, que ainda não está valendo.
• A declaração anual. Uma vez por ano, o MEI informa à Receita Federal quanto faturou no ano anterior. O texto sobre a declaração anual do MEI traz o prazo e o passo a passo.

Os valores e os prazos de cada regra estão nesses artigos, conferidos nas fontes oficiais e com a data da conferência. Como eles mudam com o tempo, cada artigo mostra a data em que foram conferidos. Na dúvida sobre o seu caso, confirme com um contador.

Os passos anteriores deixam essa parte bem mais leve. Quem anota as vendas e os serviços do negócio separados das contas da casa sabe, a qualquer momento, quanto já faturou no ano. E o faturamento de cada mês, somado, já é a base da declaração anual.

5. Planilha ou aplicativo

Para fazer tudo isso, você precisa de uma ferramenta. A melhor é a que você vai realmente abrir toda semana. Um caderno funciona no começo, mas não faz contas. A planilha faz as contas e é grátis. Um bom aplicativo faz parte do trabalho sozinho: lembra os vencimentos, lança as contas que se repetem e mostra o saldo dos próximos dias.

O artigo sobre planilha ou aplicativo compara os dois: o que a planilha faz bem, os sinais de que ela ficou pequena, o que olhar ao escolher um aplicativo e como trocar sem perder o histórico. Se você está começando, a planilha grátis deste guia é um bom primeiro passo.

Se preferir um aplicativo, o GF Max reúne perfis de pessoa física e de empresa na mesma conta, contas a pagar e a receber com lembretes por e-mail, fluxo de caixa previsto e relatórios. Ele também importa o extrato do banco em OFX e CSV, o que poupa a digitação.

Por onde começar hoje

Não tente arrumar o ano inteiro de uma vez. Comece pelo mês atual, com este roteiro de 30 minutos:

1. Escolha a ferramenta (5 minutos). Baixe a planilha ou crie a sua conta num aplicativo. Não perca tempo comparando: dá para trocar depois.
2. Lance o mês até hoje (10 minutos). Abra o extrato do banco e anote cada entrada e cada saída desde o dia 1º, separando o que é do negócio e o que é da casa.
3. Liste o que vem pela frente (5 minutos). As contas que vencem nas próximas semanas, com a data, e o que os clientes ainda devem a você.
4. Some o faturamento do ano (5 minutos). Pelo extrato ou pelas notas, veja quanto o negócio vendeu desde janeiro e compare com o limite do MEI.
5. Marque as datas na agenda (5 minutos). Um dia fixo da semana para lançar, o vencimento do DAS e o dia da sua retirada.

Na semana seguinte, no dia marcado, lance o que faltou e olhe o saldo das próximas semanas. Nos meses seguintes, dê os outros passos com calma:

• abra uma conta só para o negócio, se ainda não tem uma;
• depois de três meses de anotações, calcule o lucro médio e defina a sua retirada fixa;
• comece a separar uma parte de cada recebimento para o capital de giro;
• confira todo mês se o DAS está pago e se o faturamento do mês está anotado.

Em poucas semanas, a pergunta "quanto sobrou?" passa a ter resposta.