Contas a pagar e a receber: como o MEI controla sem se perder

Quem trabalha por conta própria guarda muita coisa de cabeça: o cliente que ficou de pagar no dia 10, o boleto do material que vence semana que vem, a parcela da ferramenta nova. Dá certo por um tempo, até o dia em que aparece a multa de uma conta esquecida ou um cliente que você nem lembrava que estava devendo.

Controlar as contas a pagar e a receber resolve isso com pouco trabalho. Este texto, parte do Guia do MEI, mostra o que anotar, como não perder vencimentos e como cobrar sem desgastar o cliente. O exemplo é de um eletricista, com valores redondos.

A diferença entre as duas

Contas a pagar são o que você deve: fornecedor, aluguel, internet, a parcela de uma compra, o boleto mensal do MEI. Contas a receber são o que devem a você: o serviço já feito e ainda não pago, a parcela que o cliente vai pagar no mês que vem, a venda no cartão que ainda não caiu.

As duas são a mesma coisa vista de lados opostos. Uma conta tem alguém, um valor e uma data. A diferença é a direção do dinheiro. Juntas, elas mostram o que vai acontecer com o seu caixa nas próximas semanas, que é a base do fluxo de caixa.

O que anotar em cada conta

Para cada conta, anote quatro coisas:

• Quem: o cliente ou o fornecedor, com o nome que você reconhece de cara.
• Quanto: o valor daquela conta. Se for uma parcela, o valor da parcela e qual é ela, como "2 de 3".
• Vencimento: a data combinada, e não "lá pelo fim do mês".
• Como paga ou recebe: Pix, boleto, cartão, transferência ou dinheiro.

Quando a conta for paga ou recebida, marque como quitada e anote a data. É isso que separa o que já aconteceu do que ainda falta. A partir daí, o valor entra no seu controle de entradas e saídas do mês, como a planilha grátis de controle financeiro.

Veja o exemplo do Marcos, eletricista. Ele terminou três serviços neste mês e ainda tem dinheiro para receber dos três:

São R$ 4.400 a receber nas próximas semanas, mais as outras duas parcelas da padaria. Do outro lado, ele tem o boleto de R$ 1.800 da loja de material elétrico, que vence no dia 15, a parcela da furadeira no cartão e as contas fixas do mês. Com tudo anotado, ele vê que o boleto vence antes do pagamento da construtora e se organiza para não ficar sem dinheiro no meio do caminho.

Como não esquecer os vencimentos

Um lugar só. Não adianta ter uma parte no caderno, outra no WhatsApp e outra na memória. Escolha um lugar para todas as contas, das duas pontas, e anote tudo lá na hora em que combinar.

Olhe toda semana. Separe dez minutos, sempre no mesmo dia, para ver o que vence nos próximos sete dias, o que venceu e não foi pago e quem ainda não pagou você. Essa olhada semanal pega a maioria dos problemas a tempo.

Use lembretes. Para o que não pode atrasar, um lembrete um ou dois dias antes evita o "esqueci". Pode ser o alarme do celular ou o e-mail de um aplicativo. Débito automático ajuda nas contas fixas, desde que você confira se tem saldo no dia.

Contas parceladas e contas que se repetem

Algumas contas aparecem uma vez e somem. Outras voltam mês após mês, e essas merecem um cuidado especial porque, de tão comuns, ficam invisíveis.

Recorrentes são as que se repetem com o mesmo valor ou quase: aluguel, internet, celular, a mensalidade da maquininha, o boleto mensal do MEI. Anote todas para os próximos meses de uma vez, e não só quando chegarem.

Parceladas são uma compra ou um serviço dividido em partes. Cada parcela é uma conta, com o seu valor e o seu vencimento. No exemplo, a padaria paga a iluminação em três vezes, então o Marcos tem três contas a receber, uma em cada mês. Se ele anotar só a primeira, vai esquecer as outras duas.

Como cobrar quem está devendo

Cobrar é desconfortável para muita gente, principalmente quando o cliente é vizinho ou conhecido. O jeito mais leve é deixar a cobrança combinada desde o começo.

1. Combine por escrito antes do serviço. Valor, data e forma de pagamento no orçamento ou numa mensagem. Assim ninguém tem dúvida depois.
2. Lembre um dia antes. Uma mensagem curta, sem tom de cobrança, só lembrando a data e mandando a chave Pix ou o boleto.
3. No dia seguinte ao vencimento, pergunte com educação. Por exemplo: "Oi, Dona Lúcia, tudo bem? Passando para lembrar do pagamento de R$ 600 do quadro de luz, que venceu ontem. Segue a chave Pix. Qualquer coisa, me avise."
4. Depois de uma semana, combine uma nova data. Pergunte o que aconteceu e proponha uma saída: uma data nova ou a divisão em duas vezes. Confirme o combinado por escrito.

Cobre sempre em particular, nunca na frente de outras pessoas nem em grupos, e guarde as mensagens. Se o atraso virar hábito com o mesmo cliente, peça um sinal antes de começar o próximo serviço.

Quando não dá para pagar tudo

Às vezes as contas do mês somam mais do que o dinheiro que você tem em caixa. A pior saída é esperar e deixar vencer sem falar com ninguém. A melhor é decidir a ordem e conversar antes.

Priorize. Primeiro o que faz o seu trabalho parar, como o material do serviço da semana e a ferramenta. Depois as contas cujo serviço pode ser cortado, como a luz, ou que têm multa pesada, como o aluguel. Por último, o que dá para negociar com mais facilidade.

Renegocie antes do vencimento. Procure o fornecedor ou o credor, explique a situação e proponha uma data ou uma parcela que caiba no seu caixa de verdade. Prometer o que não vai conseguir pagar só adia o problema e queima a confiança. Confirme o acordo por escrito.

Fuja do crédito caro para tapar buraco. O cheque especial e o rotativo do cartão resolvem o dia, mas viram uma conta maior no mês seguinte. Se o aperto se repete, o negócio precisa de uma reserva, o capital de giro.

Onde o GF Max ajuda

No GF Max, as contas a pagar e a receber ficam no mesmo lugar, cada uma com o seu vencimento, e você marca como paga quando pagar. As contas que se repetem são lançadas uma vez, com a frequência semanal, mensal ou anual, e as próximas aparecem sozinhas. Uma compra ou uma venda parcelada também é lançada de uma vez, com o número de parcelas, e cada parcela fica no seu mês.

No Início de cada perfil, um quadro mostra as contas vencidas e as que vencem nos próximos 7 dias. Os lembretes por e-mail chegam no máximo uma vez por dia, só quando há algo vencendo, com a antecedência que você escolher e, se quiser, incluindo as contas a receber.