Fluxo de caixa para MEI: como fazer, passo a passo

Fluxo de caixa é o nome técnico para uma pergunta simples: vai ter dinheiro na conta no dia em que o boleto vencer? Para o MEI, que muitas vezes paga hoje e só recebe semana que vem, saber a resposta com alguns dias de folga faz toda a diferença. Quase todo aperto tem solução quando você o enxerga antes.

Este texto faz parte do Guia do MEI e mostra como montar o seu fluxo de caixa em cinco passos, com o exemplo de uma semana de um vendedor de marmita. Os valores são exemplos redondos.

O que é fluxo de caixa

Fluxo de caixa é a lista, em ordem de data, de tudo o que entra e de tudo o que sai do negócio, com o saldo depois de cada dia. Três coisas, então: as entradas, as saídas e o saldo ao longo do tempo.

Parece o extrato do banco, mas tem uma diferença importante. O extrato só mostra o passado. O fluxo de caixa olha também para a frente: o que você ainda vai receber e o que ainda vai pagar nas próximas semanas.

O que já entrou e o que vai entrar

Um fluxo de caixa tem sempre dois tipos de lançamento. O realizado é o que já aconteceu: o dinheiro já caiu ou já saiu, e está no extrato. O previsto é o que está combinado e ainda não aconteceu: a encomenda que o cliente paga na sexta, a venda no cartão que só cai daqui a alguns dias, o boleto que vence no dia 15.

O previsto é a parte que ajuda a decidir. E ele sempre tem data, porque no caixa o dia importa mais que o mês. Um mês pode terminar com lucro e mesmo assim faltar dinheiro numa quarta-feira, só porque o pagamento do cliente chegou depois do vencimento do fornecedor.

Toda semana, o que era previsto vira realizado, ou não vira. Quando um cliente atrasa, você muda a data do previsto e vê na hora o efeito no saldo.

Como montar o seu em 5 passos

1. Junte as contas fixas do mês

Comece pelo que se repete a cada mês: aluguel do ponto, luz, gás, internet, celular, o boleto mensal do MEI, a mensalidade da maquininha, se houver. Inclua também a sua retirada, o valor que você tira do negócio para a casa. Anote cada uma com o dia do vencimento.

2. Anote o que você tem a receber e quando

Liste as encomendas, os clientes que pagam no fim do mês, as vendas no cartão e qualquer valor combinado. Use a data em que o dinheiro cai na conta, e não a data da venda. Na venda parcelada no cartão, por exemplo, o dinheiro chega aos poucos, conforme o contrato da sua maquininha.

Seja realista. Se um cliente costuma pagar com uma semana de atraso, anote a data em que ele paga de verdade.

3. Anote o que você tem a pagar e quando

Agora as saídas que não são fixas: fornecedores, compras parceladas, boletos avulsos, a parcela de um empréstimo. Inclua as compras que você já sabe que vai fazer, como a feira da semana ou a reposição de embalagens. O que você esquecer aqui vai aparecer como surpresa depois.

4. Veja o saldo dia a dia

Parta do saldo de hoje. Para cada dia, pegue o saldo do dia anterior, some as entradas e tire as saídas. O resultado é o saldo daquele dia. Faça isso até o fim da semana ou do mês, e repare nos dias em que o número fica baixo.

5. Decida o que fazer se o saldo ficar negativo

Se algum dia ficar no vermelho, você tem tempo para agir. As opções mais comuns, da mais barata para a mais cara:

• mudar a data de uma compra que pode esperar;
• pedir um sinal ao cliente que fez uma encomenda grande;
• combinar com o fornecedor uma nova data para o boleto, antes de ele vencer;
• cortar um gasto que não é urgente;
• só no fim, buscar crédito, comparando o custo antes de assinar.

O cheque especial resolve rápido, mas costuma ser um dos créditos mais caros do mercado. Ter uma reserva, o capital de giro, é o que evita depender dele.

Exemplo: uma semana de um vendedor de marmita

O Jorge vende marmitas no bairro e tem R$ 300 na conta do negócio no domingo à noite. Ele vende, em média, R$ 450 por dia útil, e na sexta vai receber R$ 600 de uma empresa que encomendou marmitas para a equipe. No domingo, ele monta a previsão da semana:

A semana termina com R$ 1.000, R$ 700 a mais do que no domingo. Foi uma semana boa. Mesmo assim, na quinta o saldo ficaria negativo em R$ 200. Sem a previsão, o Jorge descobriria isso na hora de pagar as embalagens.

Com a previsão feita no domingo, ele tem quatro dias para resolver. Pode deixar a compra das embalagens, que custam R$ 500, para sexta, depois que a empresa pagar. Pode pedir à empresa metade da encomenda adiantada. Ou pode combinar com o açougue o boleto para sexta. Qualquer uma resolve, e nenhuma custa juros.

O que fazer com a sobra e com a falta

Quando sobra, não gaste no dia. Olhe primeiro as próximas semanas: a sobra de hoje pode ser a conta grande de daqui a dez dias. Se o caminho estiver livre, separe uma parte para a reserva do negócio. Só depois pense em retirada extra ou em investir no próprio negócio.

Quando falta uma vez, os passos acima resolvem. Quando falta mês após mês, o problema é de outro tamanho. Pode ser preço baixo, cliente que demora a pagar ou despesa fixa alta demais para o que o negócio vende. Olhe com atenção as suas contas a pagar e a receber, que costumam mostrar onde o dinheiro está travando.

Com que frequência olhar

Toda semana, no mesmo dia. Quinze ou vinte minutos bastam para atualizar o que já aconteceu, acrescentar os previstos novos e olhar as próximas duas a quatro semanas. Muita gente prefere o domingo à noite ou a segunda cedo, antes de começar a semana.

Se o seu negócio tem muito movimento, ou se o saldo vive perto de zero, olhe diariamente. E uma vez por mês, compare o previsto com o realizado para ver se as suas previsões estão boas.

Onde fazer o seu fluxo de caixa

Um caderno funciona, desde que você abra toda semana. Para registrar o que entrou e saiu e ver o saldo de cada mês, separando o negócio da casa, use a planilha grátis de controle financeiro.

No GF Max, as contas a pagar e a receber, as recorrências e as faturas do cartão viram uma linha do tempo: o fluxo de caixa previsto mostra o saldo dia a dia, no mês ou no ano inteiro. Se o saldo for ficar negativo, um alerta no Início mostra a data e o valor, como aconteceria com o Jorge na quinta.