Planilha ou aplicativo: qual é melhor para o MEI

Na hora de organizar as finanças do MEI, a primeira dúvida costuma ser a ferramenta: planilha ou aplicativo? Não existe uma resposta única. A planilha resolve bem para quem está começando e tem pouco movimento. O aplicativo passa a valer a pena quando a planilha começa a tomar tempo ou a deixar coisas escaparem.

Este texto faz parte do Guia do MEI. Ele mostra o que cada um faz bem, os sinais de que a planilha ficou pequena, o que olhar ao escolher um aplicativo e como trocar de ferramenta sem perder o que você já anotou.

O que a planilha faz bem

Dá para usar de graça. O Google Planilhas e o LibreOffice são gratuitos e abrem arquivos de Excel. E há modelos prontos, como a planilha grátis de controle financeiro deste guia.

É flexível. Você muda as categorias, acrescenta uma coluna e monta o resumo do seu jeito. Nenhuma regra vem de fora.

Ensina os números. Quem digita cada lançamento acaba conhecendo o próprio negócio: quanto entra por semana, quais despesas pesam, em que época o caixa aperta. Para quem acabou de abrir o MEI, esse aprendizado vale muito.

O arquivo é seu. Fica no seu computador ou na sua nuvem, e você leva para onde quiser.

O Sebrae também lembra que as planilhas ajudam a organizar o caixa e a dar visibilidade aos números, principalmente no início. Para quem está abrindo o MEI agora, a planilha é um bom ponto de partida.

Baixar a planilha grátis (Excel)

Onde a planilha falha

Os problemas da planilha quase nunca aparecem no primeiro mês. Eles chegam com o movimento:

• Depende da sua memória. Nada entra sozinho. Se você não anota uma venda ou uma compra, a planilha não fica sabendo, e o saldo dela deixa de bater com o do banco.
• A fórmula quebra sem avisar. Uma célula apagada sem querer ou uma linha fora do intervalo da soma, e o total fica errado sem que ninguém perceba.
• Não avisa vencimento. A planilha mostra a conta, mas não lembra você dela no dia certo.
• É difícil de usar no celular. Dá para abrir, mas digitar em células pequenas, na rua ou entre um cliente e outro, cansa.
• É difícil de dividir. Se outra pessoa também lança, cada um acaba com uma cópia diferente do arquivo.
• Olha mais para trás que para a frente. As contas que se repetem, as parcelas e o saldo das próximas semanas dão trabalho para montar à mão.
• Pode se perder. Se o arquivo fica só no computador e ele quebra ou é roubado, o controle vai junto.

Nada disso é culpa de quem usa a planilha. É o limite da ferramenta: ela faz as contas, mas não trabalha por você.

O que um aplicativo resolve

Um aplicativo de controle financeiro pode fazer sozinho parte do trabalho que, na planilha, depende de você. Nem todos fazem tudo, mas estes são os recursos que mais ajudam no dia a dia do MEI:

• a conta que se repete é lançada uma vez, e as próximas aparecem nos meses certos;
• a compra parcelada vira parcelas, cada uma no seu mês;
• os vencimentos geram lembretes;
• o saldo dos próximos dias aparece num fluxo de caixa previsto;
• o extrato do banco é importado, em vez de copiado linha por linha;
• o celular vira um jeito prático de lançar;
• outras pessoas podem lançar, cada uma com o acesso certo.

O que ele não resolve: você ainda precisa abrir o aplicativo toda semana, conferir os lançamentos e decidir o que fazer com os números. E ele custa uma mensalidade, que precisa caber no orçamento do negócio.

Um jeito simples de decidir

Os sinais de que é hora de trocar aparecem aos poucos: os lançamentos atrasam, um vencimento passa sem você ver, o saldo da planilha não bate com o do banco. Quando isso vira rotina, é hora de experimentar um aplicativo.

O que olhar ao escolher um aplicativo

Antes de assinar, confira oito pontos:

1. Casa e negócio separados. O ideal é ter um perfil para a pessoa física e outro para o MEI, cada um com as suas contas e os seus relatórios. Veja por que em como separar o dinheiro pessoal do dinheiro do MEI.
2. Contas a pagar e a receber. Com vencimento, marcação de pago e as contas que se repetem.
3. Fluxo de caixa previsto. Não só o que já aconteceu, mas também o saldo dos próximos dias.
4. Importação do extrato. De preferência nos formatos que os bancos costumam oferecer, como OFX e CSV.
5. Exportação dos dados. Você precisa conseguir levar os seus dados embora, em planilha, sem pedir para ninguém.
6. Segurança. Conexão criptografada e verificação em duas etapas, que pede um código além da senha.
7. Preço claro. Quanto custa por mês, o que muda entre os planos e como cancelar.
8. Teste grátis. Use o aplicativo com os seus números de verdade antes de pagar, de preferência sem precisar informar cartão.

Um exemplo: o GF Max

Para dar um exemplo concreto, veja como o GF Max atende a essa lista:

• perfis de pessoa física e de empresa na mesma conta, cada um com as suas contas, categorias e relatórios;
• contas a pagar e a receber com recorrências, parcelas e lembretes por e-mail;
• fluxo de caixa previsto dia a dia, com um alerta no Início se o saldo for ficar negativo;
• importação do extrato em OFX e CSV, dentro de cada conta;
• exportação de todos os dados em CSV, feita pelo dono da conta na própria tela;
• conexão criptografada e verificação em duas etapas;
• equipe com papéis, para quem divide o trabalho com outra pessoa.

Funciona no navegador do computador e do celular, sem instalar nada. Os preços estão na página de planos. Para ter a casa e o negócio em perfis separados, o plano precisa ter mais de um perfil. O teste grátis dura 15 dias, não pede cartão e já permite criar os dois perfis.

Como passar da planilha para um aplicativo sem perder o histórico

Trocar de ferramenta não exige recomeçar do zero nem digitar o passado inteiro de novo. Um caminho seguro:

1. Guarde a planilha. Ela continua sendo o registro dos meses passados. Salve uma cópia num lugar seguro e não apague nada.
2. Escolha o dia da virada. O mais simples é o dia 1º de um mês. Até a véspera, tudo fica na planilha. Dali em diante, tudo vai para o aplicativo.
3. Cadastre as contas e os cartões. Para cada conta, o ponto de partida é o saldo no dia da virada.
4. Lance o que vem pela frente. As contas que se repetem, as parcelas que faltam e o que os clientes ainda devem a você. É a parte que a planilha não fazia sozinha.
5. Traga o histórico do banco, se quiser. Para ter no aplicativo os movimentos dos meses anteriores, importe o extrato do banco desses meses. No GF Max, a importação é feita dentro de cada conta, com o arquivo OFX ou CSV que o banco fornece.
6. Confira o primeiro mês. Toda semana, compare o saldo do aplicativo com o do banco. Se bater, a planilha vira arquivo.