Como separar o dinheiro pessoal do dinheiro do MEI

Separar o dinheiro da casa e o do negócio parece coisa de empresa grande, mas é o que mais muda a vida financeira de quem é MEI. Quando tudo sai da mesma conta, você trabalha o mês inteiro e não sabe dizer se o negócio deu lucro ou se só pagou as contas. Separar não exige contador nem sistema caro: são cinco combinados que você faz com você mesmo.

É também o primeiro hábito do Guia do MEI. Para mostrar como fica na prática, vamos acompanhar uma manicure que atende em casa. Os valores são exemplos redondos, só para mostrar o raciocínio.

Por que misturar é perigoso

O primeiro problema é perder a noção do lucro. Se o dinheiro das clientes paga o esmalte, a conta de luz, o mercado e a prestação da geladeira, no fim do mês sobra o que sobrar. Você não consegue saber se está cobrando pouco pelo atendimento ou se a casa está gastando demais.

O segundo é mais traiçoeiro: gastar em casa um dinheiro que já tem destino no negócio. A manicure recebe R$ 900 numa semana boa e usa uma parte no mercado. Na semana seguinte vence o boleto do fornecedor de esmaltes e algodão, e o dinheiro não está mais lá. Ela não gastou à toa. Só usou, sem perceber, o dinheiro que era do fornecedor.

Tem ainda a parte das obrigações. Uma vez por ano, o MEI declara quanto faturou, e precisa ficar de olho no limite de faturamento. Com tudo na mesma conta, descobrir quanto o negócio faturou vira um trabalho de adivinhação.

1. Tenha uma conta só para o negócio

O passo que mais ajuda é dar ao dinheiro do negócio um endereço próprio. Há dois caminhos, e os dois funcionam.

Conta PJ do MEI. É aberta com o CNPJ, em nome do negócio. A separação fica clara para você e para o cliente, que paga ao CNPJ, e não ao seu CPF. Muitos bancos têm conta PJ pensada para MEI, com e sem mensalidade, e ela costuma facilitar a maquininha de cartão e a emissão de boletos. Antes de abrir, compare as tarifas e o que vem incluído.

Uma segunda conta no seu CPF. É uma conta de pessoa física usada só para o negócio. Costuma ser mais simples de abrir e resolve para quem está começando. O lado ruim é que tudo continua no seu CPF, igual à conta da casa, e a tentação de usar "só desta vez" para as despesas pessoais é maior.

O que não funciona é uma conta só para tudo. No nosso exemplo, a manicure abriu uma conta PJ e cadastrou a chave Pix do CNPJ. As clientes pagam ali, a maquininha deposita ali, e a conta antiga ficou para a casa.

2. Defina uma retirada fixa, o seu "salário"

Com o dinheiro separado, você precisa de uma regra para passar dinheiro do negócio para a casa. A melhor é uma retirada fixa, num dia combinado, como um salário. Muita gente chama esse valor de pró-labore. A diferença entre pró-labore e retirada de lucro, e o que ela muda no imposto de renda, está no texto sobre o pró-labore do MEI.

Para chegar ao valor, olhe os últimos três meses. Some o que entrou no negócio, tire o que o negócio gastou e divida por três: esse é o lucro médio. Não retire tudo. Deixe uma parte no negócio para os meses fracos e para as compras maiores.

No exemplo, a manicure recebe em média R$ 5.000 por mês e gasta R$ 1.500 com material, a parte do negócio na luz e na internet e o boleto mensal do MEI. Sobram R$ 3.500 de lucro médio. Ela define uma retirada de R$ 2.800 no dia 5 de cada mês, e os R$ 700 que sobram ficam no negócio. Esse dinheiro que fica é o começo do capital de giro, a reserva que segura o negócio nos meses ruins.

Se o negócio ainda não aguenta uma retirada desse tamanho, comece com um valor menor e reveja daqui a três meses. O importante é que a casa conte com um valor previsível, e que o negócio pare de perder dinheiro aos poucos para a casa.

3. Tudo que é do negócio entra e sai pela conta do negócio

Toda venda e todo serviço entram pela conta do negócio: Pix, cartão ou transferência. O dinheiro vivo também. Deposite, ou pelo menos anote como entrada do negócio, em vez de levar direto para a carteira.

Do outro lado, as despesas do negócio saem da conta do negócio: material, fornecedor, maquininha, o boleto mensal do MEI. As contas da casa saem da conta pessoal, mesmo quando um lado estiver apertado. Se faltar dinheiro em casa, faça uma retirada extra e anote, em vez de passar o mercado no cartão do negócio.

E o que é dos dois? A manicure atende em casa, então a luz e a internet servem ao trabalho e à família. Ela combinou que o negócio passa R$ 100 por mês para a conta pessoal para cobrir essa parte. O valor não precisa ser exato. Precisa ser sempre o mesmo, para não virar desculpa para misturar de novo.

Pagou algo pelo lado errado? Não deixe para lá. Devolva o valor para a conta certa e anote o acerto.

4. Anote as duas pontas da retirada

Quando você faz a retirada, o mesmo dinheiro sai do negócio e chega na casa. Por isso ela é anotada duas vezes: uma saída no controle do negócio e uma entrada no controle pessoal, com a mesma data e o mesmo valor.

Se você anota só a saída, a casa parece ter menos dinheiro do que tem. Se anota só a entrada, o negócio parece mais rico do que é. Com as duas pontas anotadas, os dois saldos batem com o extrato do banco.

A planilha grátis de controle financeiro já vem pronta para isso. Na coluna "De quem é", a retirada aparece como Saída do Negócio e como Entrada do Pessoal, e cada lado tem o seu saldo do mês.

5. Revise uma vez por mês

Separar não é uma decisão que se toma uma vez. É um hábito, e ele escorrega se ninguém olhar. Reserve meia hora no começo de cada mês e responda a quatro perguntas:

1. Alguma conta da casa saiu do dinheiro do negócio, ou o contrário?
2. A retirada ficou no valor combinado ou teve retirada extra?
3. Quanto sobrou no negócio depois da retirada?
4. O valor da retirada ainda combina com o que o negócio rende?

Se as retiradas extras viraram rotina, das duas, uma: o valor fixo ficou baixo para a sua vida, ou o negócio está rendendo menos do que você imagina. Nos dois casos, a resposta está nos números. O fluxo de caixa ajuda a ver o mês que vem antes de ele chegar e a decidir a retirada com segurança.

Onde o GF Max ajuda

No GF Max, você cria um perfil de empresa e um de pessoa física na mesma conta. Cada perfil tem as suas contas, categorias, lançamentos e relatórios, e você troca de um para o outro pelo seletor no topo do app. A retirada é lançada como saída no perfil da empresa e como entrada no perfil pessoal, e os relatórios de cada lado mostram só o que é dele.

Para ter a casa e o negócio em perfis separados, você precisa de um plano com mais de um perfil: veja os planos. No teste grátis de 15 dias, sem cartão, você já pode criar os dois perfis e ver se o jeito de trabalhar combina com você.